3CX sfata sei falsi miti della telefonia IP


Sebbene il numero di aziende che opta per la telefonia IP in Italia sia in costante aumento, confusione e pregiudizi sul funzionamento dei sistemi VoIP e sul tipo di utenti per i quali le nuove piattaforme IP sono una valida alternativa la fanno ancora da padrone.

Attualmente ci troviamo in piena fase di transizione dalla telefonia tradizionale (analogica o ISDN) verso tecnologie “All-IP”. Mentre gli altri mercati europei si sono dati precise scadenze (tra la fine del 2018 e il 2020) per completare la migrazione, in Italia questa ha luogo in maniera più o meno silente ma progressiva. In combinazione con le nuove tecnologie basate sul cloud, oggi il VoIP sta rivoluzionando il settore delle telecomunicazioni e presenta un enorme potenziale di sviluppo sia per gli operatori, sia per gli utenti finali. Proprio per questo è importante capire esattamente cosa significa telefonia IP, quali opportunità apre e quali timori si sono tramutati nel tempo in falsi miti da sfatare. 3CX, noto produttore di piattaforme per le Unified Communications ne ha identificati sei.

Mito 1: il VoIP richiede professionisti specializzati

Sbagliato – I moderni sistemi telefonici come le soluzioni 3CX sono progettati per rendere installazione e gestione delle telecomunicazioni il più semplice possibile. Inoltre, 3CX nello specifico, offre corsi di formazione gratuiti e documentazione completa a supporto assicurando all’IT manager la fruibilità di tutti gli strumenti di cui possa necessitare. Non è più necessario essere un professionista specializzato in telefonia VoIP o investire le proprie risorse in formazione per configurare e amministrare con successo un sistema completo di Unified Communications.

Mito 2: il VoIP non è sicuro

Sbagliato – Negli ultimi anni i produttori di soluzioni VoIP hanno sviluppato valide misure di sicurezza contro possibili attacchi informatici. Strumenti di crittografia quali SRTP, TLS e SSL garantiscono comunicazioni sicure e protette. Le soluzioni 3CX integrano persino strumenti anti-hacking e anti-frode che proteggono la piattaforma UC contro le metodologie di attacco più comuni.

Mito 3: solo le grandi aziende possono permettersi il VoIP

Sbagliato – Contrariamente all’ipotesi diffusa secondo cui solo le grandi aziende siano i maggiori beneficiari del boom del VoIP, sono in realtà le piccole e medie imprese che traggono i maggiori vantaggi dalla migrazione alla telefonia IP. Uno dei più grandi benefici della nuova tecnologia è rappresentato dal considerevole e immediato risparmio sui costi: grazie alla telefonia IP ci si allontana da modelli commerciali che implicano ingenti investimenti in hardware e terminali proprietari per rivolgersi a sistemi basato su software e interoperabili con i più diversi marchi di telefoni IP, riducendo l’impatto dovuto all’acquisto di hardware obsoleto e non adattabile a fronte di un ”sistema aperto” che assicura una maggior flessibilità per le future esigenze di comunicazione.

Mito 4: la migrazione all’IP è accompagnata dalla perdita del numero di telefono

Sbagliato – Nella maggior parte dei casi l’operatore che offre linee SIP (SIP Trunk) offre anche la “portabilità” del numero di telefono, in pratica i numeri esistenti vengono trasferiti al nuovo sistema telefonico IP. Tuttavia, questo servizio potrebbe comportare costi aggiuntivi. È opportuno Informarsi in anticipo, se un fornitore offre tale funzione e se questo servizio ha un costo.

Mito 5: la migrazione al VoIP rende i telefoni attualmente impiegati inutilizzabili

Sbagliato – A dipendenza della tecnologia impiegata in azienda, è possibile continuare a utilizzare i dispositivi esistenti. I telefoni analogici o ISDN, ad esempio, possono essere integrati nei nuovi sistemi VoIP tramite gateway e fruire (anche se limitatamente) delle nuove funzionalità offerte dai nuovi centralini IP. Qualora si opti per l’installazione di telefoni IP, esistono terminali che soddisfano le più diverse esigenze integrando diverse funzionalità in base al modello e alla fascia di prezzo. E’ davvero molto semplice per identificare il giusto telefono IP che si confaccia a qualsiasi tipologia d’impresa e a qualsivoglia budget.

Mito 6: VoIP è una soluzione prettamente per uffici

Sbagliato – Uno dei maggiori vantaggi della telefonia IP è la possibilità di essere raggiungibili sempre e ovunque ad un unico recapito telefonico. Basta assicurarsi l’accesso al WiFi o alla rete mobile. Utilizzando client softphone per smartphone e notebook, i dipendenti sono in grado di effettuare chiamate o videoconferenze in mobilità come se fossero seduti alla propria scrivania.
Conclusioni

Chi si affida a VoIP consente alla propria organizzazione di accedere a un moderno sistema di comunicazioni unificate, intuitivo e ricco di funzionalità, che migliora la comunicazione, la collaborazione e la produttività dell’azienda in modo sostenibile e aumenta quindi la competitività della stessa.

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Telecomunicazioni e IT: una convergenza essenziale


In seguito alla digitalizzazione dei processi lavorativi e dei flussi di comunicazione, anche le strutture aziendali esistenti si stanno disgregando. I confini tra i singoli reparti aziendali si confondono, un trend ancora più evidente se si considera come la separazione una volta rigorosa tra IT e telecomunicazioni oggi non sia più sostenibile. Piuttosto, le due aree convergono in un’entità comune.

Digitalizzazione delle telecomunicazioni

Il passaggio alla telefonia basata su tecnologia VoIP e l’integrazione di diverse funzionalità di comunicazione unificata come la videoconferenza e o piattaforme CRM richiedono una visione olistica e un’implementazione dei flussi di dati e informazioni completamente nuova. Risparmio sui costi, migliore scalabilità e controllo centralizzato sono le ragioni principali per cui le aziende preferiscono moderne piattaforme virtualizzate o servizi cloud piuttosto che affidarsi a infrastrutture hardware tradizionali e rigide. L’utilizzo mobile dei sistemi di comunicazione e il conseguente collegamento di terminali al di fuori della rete locale sono possibili solo passando a soluzioni basate su IP.

Controllo centralizzato e messa in sicurezza delle comunicazioni

Tuttavia, in tutta la sua complessità e a fronte della moltitudine di utenti connessi, questo nuovo concetto di comunicazione deve soddisfare requisiti specifici dell’IT al fine di garantire efficienza, affidabilità e sicurezza a tutti i livelli. In cambio, l’IT deve farsi carico di esigenze, colli di bottiglia e rischi delle soluzioni di comunicazione basate su IP. In particolare, la connessione di vari endpoint interni ed esterni richiede il ripensamento delle strategie di sicurezza, nonché l’implementazione di diritti di accesso e utilizzo per singoli utenti. Chi desidera limitare il proprio carico amministrativo pur mantenendo il pieno controllo, deve fare affidamento su sistemi di comunicazione unificata innovativi, che si lasciano gestire a livello aziendale fino ai singoli interni e che automatizzano in gran parte manutenzione, aggiornamenti e altre misure di sicurezza.

Ridurre le barriere, aumentare l’efficienza

Solo quando le telecomunicazioni e l’IT non saranno più trattate in maniera isolata ma percepite come connubio imbattibile, sarà possibile garantire un’interazione fluida tra i diversi canali di comunicazione, media e dispositivi così come l’integrazione delle più svariate piattaforme hardware e software: un supporto formidabile per le aziende che desiderano mettere in collegamento dipendenti e partner ovunque si trovino, ottimizzando la loro collaborazione e facilitando lo scambio di informazioni e dati. Le più moderne soluzioni per le comunicazioni unificate favoriscono la comunicazione diretta, rapida e accurata con i clienti nelle attività consulenziali, commerciali o di assistenza, nonché la comunicazione interna e l’interazione tra diversi dipartimenti o team di progetto geograficamente distribuiti. Un vantaggio in termini di produttività da non sottovalutare o imbrigliare in preconcetti retaggio di un modo obsoleto di fare IT.

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VoiP e Unified Communications: nuovi sviluppi per il personale IT aziendale


Ormai è chiaro che a livello infrastrutturale nelle aziende è in atto un cambiamento inarrestabile. Sempre più società esternalizzano servizi e applicazioni adottando soluzioni ospitate nel Cloud. Una migrazione che non riguarda esclusivamente strumenti di office automation, marketing e CRM ma anche i sistemi per le Comunicazioni Unificate che comprendono anche i tradizionali centralini telefonici, oggetto di una progressiva conversione verso la “nuvola”:

Modena – Secondo le analisi effettuate da Namertes Research, negli Stati Uniti il passaggio al Cloud coinvolgerebbe il 44% circa delle aziende con un tasso di crescita del 20% previsto entro fine 2018. Sebbene in Italia i dati si attestino su valori assoluti inferiori del 30% circa rispetto al tasso registrato oltreoceano, la percentuale delle aziende che migra al Cloud risulta addirittura maggiore. Un dato che si spiega con il fatto che la banda larga e ultralarga, pur scontando una ritardata diffusione nel nostro Paese, negli ultimi mesi ha registrato un incremento superiore alla media, dando adito a prospettive più che positive in termini di espansione dei servizi in Cloud, con tassi di crescita anche superiori alla media USA. Ciò comporterà di conseguenza una maggiore diffusione e fruibilità dei servizi di comunicazione unificata in Cloud, con particolare riferimento ai servizi di video conferenza web.

3CX Webmeeting

Il passaggio al Cloud influenza in modo significativo l’organizzazione e le strategie del personale IT aziendale.

Sorprendentemente, le aziende che passano al Cloud vedono aumenti nel proprio organico IT piuttosto che diminuzioni, sempre secondo i dati di Nemertes. Per alcune aziende, questa tendenza è temporanea, in quanto le organizzazioni inseriscono nuovo personale per gestire la transizione al Cloud mentre continuano a supportare l’infrastruttura legacy. Tuttavia, per la maggior parte delle aziende, lo staff aggiuntivo coinvolto per gestire le relazioni con i fornitori, le implementazioni e la formazione è spesso riassegnato ai ruoli aziendali esistenti. Si vengono quindi a creare nuove figure professionali specializzate, le cui specifiche competenze vengono maturate e acquisite – generalmente ad opera di formatori esterni – nella fase di migrazione dai sistemi legacy a quelli in Cloud.

Le organizzazioni che si spostano verso il Cloud hanno visto, al termine del processo, una riduzione degli impiegati dedicati a tempo pieno all’assistenza tecnica. Riduzioni più che compensate dagli aumenti del personale (+6%) responsabile della gestione delle relazioni con i fornitori di tecnologia, della formazione tecnica e dello sviluppo ed integrazione nell’ambito del comparto IT.
La più vasta area di crescita del personale riguarda i ruoli di promozione, formazione e responsabilizzazione nell’utilizzo dei nuovi e innovativi strumenti di produttività offerti dalla migrazione verso il Cloud, specie nell’ambito delle telecomunicazioni. Le soluzioni UC di nuova generazione cambiano infatti anche le metriche di successo delle aziende determinando un aumento rilevante della produttività e del tasso di ritorno degli investimenti. Solo un quarto dei partecipanti allo studio di Nemertes ha semplicemente migrato le applicazioni locali esistenti sul Cloud senza aggiungere nuove funzionalità. Ciò significa che i rimanenti 3/4 delle aziende hanno saputo cogliere l’occasione per rivoluzionare, anche radicalmente, i processi aziendali attraverso le nuove tecnologie.

Ecco che finalmente le aziende pensano sempre più al personale IT non come centro di costo, ma come mezzo per raggiungere gli obiettivi aziendali. Il personale IT, esterno o interno, deve essere però in grado di garantire che il processo in atto consenta concretamente di adottare nuove funzionalità che aggiungano valore alla conduzione delle attività quotidiane.
La buona riuscita di una strategia di digitalizzazione e transizione al cloud dipende quindi, in primo luogo, dalla volontà e dalla consapevolezza della dirigenza di voler migliorare o addirittura rivoluzionare i propri processi comunicativi e produttivi. La seconda variabile, assolutamente determinante per il successo di questo tipo di strategia, è legata alle competenze dei consulenti IT. Per le piccole e medie imprese il ruolo dell’UC Manager sarà, quasi sicuramente, esternalizzato nella fase iniziale. Successivamente, in base al grado di competenza dell’UC Manager, sarà possibile trasmettere tali competenze direttamente degli impiegati interni.

In questa rivoluzione epocale del modo di fare business una cosa è certa: Le Comunicazioni Unificate rappresentano una grandissima opportunità di crescita aziendale. Con una strategia di migrazione ben studiata e implementata è possibile aumentare la produttività e i profitti in maniera considerevole, differenziandosi dalla concorrenza per la qualità ed affidabilità del servizio erogato alla clientela.

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3CX aiuta Avignon Tourisme a decollare


Con un numero di dipendenti che a seconda della stagione varia di 70 unità, diverse sedi dislocate nella città e l’esigenza di erogare un servizio d’eccellenza ai viaggiatori, Avignon Tourisme ha selezionato la piattaforma UC completa di 3CX per rinnovare la propria infrastruttura telefonica, ormai non più in grado di soddisfare le esigenze dell’ente.

Cipro – Quale località con una storia di secoli e ricca di monumenti, Avignone, città della Francia sudorientale, pullula di turisti di provenienza internazionale. Che si visiti il Palazzo dei Papi o che si sia diretti per lavoro al Centro Congressi Internazionale del Parco delle Esposizioni, si può sempre contare sugli uffici di Avignon Tourisme, che si occupa della gestione e della manutenzione di tutti i siti caratteristici di Avignone ed offre ai turisti l’assistenza necessaria per godere appieno di tutte le meraviglie che questa città ha da offrire.

Tuttavia, gestire il patrimonio culturale di Avignone utilizzando un sistema telefonico altrettanto datato si stava rivelando un compito decisamente arduo. Avignon Tourisme conta tra le 130 e le 200 persone a seconda della stagione e per crescere in termini di efficienza economica e operativa, necessitava di rinnovare la piattaforma per le telecomunicazioni con un sistema all’avanguardia, che favorisse la mobilità degli operatori e soprattutto assicurasse la massima flessibilità nell’implementazione di interni aggiuntivi nella sede centrale e nelle sedi remote e facilitasse la gestione delle linee telefoniche a disposizione dell’ente.

Pascal Borel, responsabile dei sistemi informativi di Avignon Tourisme conferma: “La nostra infrastruttura telefonica constava di un centralino per ogni singola sede, con tutti i costi di noleggio, per le conversazioni e la manutenzione di sistemi separati che ciò comportava. Peraltro il sistema non supportava le moderne funzionalità delle Unified Communications”.

Dopo aver passato in rassegna numerosi altri sistemi, Pascal Borel scoprì che 3CX offriva la soluzione in grado di soddisfare tutte le esigenze della sua organizzazione, che oggi si avvale di connettività Internet in fibra ottica e 20 linee telefoniche tramite SIP trunk con un enorme risparmio sui costi per le chiamate tra le sedi e verso l’esterno. L’ente impiega oltre 100 telefoni IP Snom, telefoni Cisco e 3CX client per smartphone per gli operatori stagionali e quelli sul campo. Per Avignon Tourisme era altresì importante poter assegnare linee telefoniche con un click a qualsivoglia sede a seconda del fabbisogno, impostare centralmente in pochi minuti le code di chiamata più efficaci per offrire ai turisti un servizio d’eccellenza, grazie al 3CX call flow designer integrato e gestire centralmente la configurazione del sistema per poi trasmettere via autoprovisioning tutte le impostazioni ai terminali dislocati nelle differenti sedi.

Installazione senza interruzione del servizio a garanzia di un completo rinnovamento del sistema

Nel mondo del turismo il servizio clienti è la chiave del successo. Anche per questo Pascal Borel era consapevole che la transizione a 3CX doveva essere implementata senza interrompere l’operatività degli utenti, evitando downtime che si sarebbero ripercossi sui viaggiatori. Dato che 3CX gira sui più comuni sistemi operativi, sia l’installazione sia l’impiego pratico risultano particolarmente semplici. E grazie all’intuitività di utilizzo della soluzione 3CX, non fu necessario sottoporre il personale di Avignon Tourisme ad alcun training.

La trasformazione tecnologica di Avignon Tourisme

Grazie a 3CX e all’impiego della telefonia VoIP via SIP Trunk, Avignon Tourisme ottenne immediati benefici, a partire dalla dismissione di centralini e all’azzeramento dei costi di leasing e manutenzione. Secondo Borel, l’impiego della piattaforma UC di 3CX ha assicurato na necessaria flessibilità per la configurazione e l’utilizzo della telefonia, restituendo alla società il pieno controllo del proprio sistema telefonico. Il personale riconobbe anche un miglioramento in termini di mobilità tra i diversi siti, incluse le località più remote.

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Perchè avvalersi delle comunicazioni unificate erogate come servizio


Con l’acronimo UCaaS  (Unified Communications as a Service) si identifica la migrazione verso il cloud dei sistemi di telefonia, comunicazione e collaborazione in atto dal 2016. Con il nuovo modello di distribuzione delle piattaforme UC, cambia non solo la modalità di erogazione del servizio, ora esternalizzato, ma anche il modello di licenza, che spesso prevede un canone annuale che comprende le risorse hardware e software incluse le nuove funzionalità fruibili tramite i necessari aggiornamenti di sistema e di sicurezza.

Le piattaforme UCaaS includono per lo più messaggistica aziendale, tecnologia di presenza, meeting online, collaborazione in team, telefonia e videoconferenza, comunicazione in mobilità, hot desking, chat aziendale, webmail. Molti operatori UCaaS offrono altresì funzionalità di contact center, tra cui l’assistente automatico, la risposta vocale interattiva (IVR), il routing delle chiamate e le integrazioni con i più diffusi CRM, assicurando all’azienda utente finale flessibilità e scalabilità per le attività quotidiane.

Tipi di architetture UCaaS

UCaaS offre due architetture principali: ad uso esclusivo (single-tenenacy) o ad uso condiviso (multi-tenancy).

In un approccio ad uso esclusivo, il cliente fruisce di una piattaforma software personalizzata in grado di integrarsi con le applicazioni locali. La single-tenancy è considerata più sicura e affidabile, poiché i dati dell’azienda sono tenuti separati da quelli degli altri clienti dell’operatore. Essi non saranno quindi intaccati qualora l’istanza software di un altro cliente presenti problemi.

I clienti multi-tenancy condividono un’unica piattaforma software. La multi-tenancy di norma è più economica poichè meno personalizzabile e flessibile rispetto a una distribuzione single-tenancy. La piattaforma è ospitata nel centro dati del provider UCaaS che gestisce anche gli aggiornamenti del software.

In alcuni casi le aziende adottano un approccio ibrido, mantenendo una parte delle loro comunicazioni unificate (UC) in locale e altre applicazioni nel cloud per motivi di sicurezza o di gestione, o per consentire al proprio PBX o ad altri sistemi locali di raggiungere la fine del ciclo vita prima di effettuare una migrazione completa al cloud.

Flessibilità e Apertura dei Sistemi di UCaaS

Le UCaaS possono essere fornite con sistemi parzialmente chiusi e standardizzati oppure in modalità flessibile e aperta. Molti fornitori prediligono la fornitura di sistemi chiusi e vincolati ad una propria piattaforma di hosting e ad uno specifico provider di telefonia VoIP. Questo tipo di scelta è in genere piuttosto vincolante e nega all’utente la possibilità di utilizzare il provider VoIP preferito o quello maggiormente conveniente. Un sistema di questo tipo, inoltre, risulta vincolato all’ambiente cloud, senza la possibilità di poterlo migrare in ambito locale in caso di necessità.
Molto spesso anche la scelta dell’hardware (telefoni, apparati per conferenza, gateway) è legata ad un preciso fornitore, non consente quindi di scegliere gli apparati preferiti.

Perché usare le UCaaS

Le piccole imprese sono state le prime ad adottare le tecnologie UCaaS, poiché spesso mancano del personale e delle risorse per mantenere e supportare un sistema di Comunicazione Unificato presso la propria sede. Le medie e grandi aziende hanno invece approcciato al mondo delle UCaaS per ottimizzare i propri servizi di UC e soprattutto per fornire supporto alle multiple filiali aziendali oltre che per raccordare le sedi internazionali: UCaaS assicura infatti un più alto livello di adattabilità alle organizzazioni che hanno bisogno di aggiungere e rimuovere rapidamente utenti, ad esempio dipendenti stagionali, collaborazioni a tempo determinato, senza dover apportare modifiche importanti all’infrastruttura. Le comunicazioni aziendali basate su cloud offrono inoltre un’esperienza utente più uniforme a lavoratori remoti e mobili, poiché l’accesso alle funzionalità UCaaS è coerente indipendentemente dalla localizzazione.

L’approccio di 3CX

Focalizzato sulla massima mobilità e scalabilità delle proprie soluzioni UC, 3CX propone un sistema completamente flessibile e liberamente migrabile dall’ambito locale a quello cloud favorendo un’eventuale migrazione graduale al cloud tramite l’adozione di modelli ibridi in cui convivono applicazioni locali e remote.
3CX inolte offre la piena libertà nella scelta, non solo del fornitore di hosting, ma anche dell’hardware tra i fornitori leader di mercato. E’ possibile anche selezionare liberamente il sistema operativo di base fra Windows e Linux Debian. Con le licenze Pro ed Enterprise di 3CX è inoltre possibile disporre gratuitamente della funzionalità di Call Flow Designer per sviluppare applicazioni personalizzate per lo smistamento delle chiamate, integrate con i database aziendali. Anche nel caso di 3CX la licenza è fruibile sotto forma di canone annuale comprensivo di tutti gli aggiornamenti di sistema e di sicurezza, nuove implementazioni e integrazioni. Il vantaggio del modello di licensing annuale è che esso consente l’implementazione di installazioni provvisorie o itineranti (cantieri, fiere, attività di promozione con sede mobile, attività stagionali), non vincola il cliente in nessun modo all’hardware e assicura un risparmio sensibile, oltre ad una più vasta scelta, anche in merito all’opertore VoIP: l’utente è libero di scegliere tra una moltitudine di offerte locali ed internazionali ottenendo così le condizioni economiche più vantaggiose.

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Le Unified Communications? Utilissime, ma solo se fanno quello che vuole l’utente


Con l’ormai prossimo secondo aggiornamento della versione 15.5 del centralino 3CX il produttore di soluzioni complete per le Unified Communications eleva ulteriormente il grado di intuitività e fruibilità della propria piattaforma per la telefonia e la collaborazione, che sia implementata on-premise o nel cloud.

Modena – Inarrestabile la carica innovativa di 3CX, il cui obiettivo è il continuo sviluppo e miglioramento delle Unified Communications aziendali. Nel corso dell’ultimo anno il produttore ha completamente cambiato pelle, elevandosi da produttore di soluzioni dedicate esclusivamente ad ambienti Windows a produttore di piattaforme UC oggi fruibili anche in ambiente Linux, ideali quindi per operatori VoIP cloud-based.

Con l’ormai prossimo secondo aggiornamento della versione 15.5 del centralino 3CX, lanciata lo scorso anno, lo specialista delle telecomunicazioni dimostra come il suo concetto di Unified Communications sia fluido, non legato ad una struttura fisica, ad uno specifico numero di utenti, ad un singolo telefono da tavolo o smartphone, o ad un singolo sistema operativo, ma esteso a tutto il perimetro aziendale, ormai sempre più allargato, adeguandosi in un batter d’occhio al mutare delle esigenze aziendali.

Unified Communications con qualsiasi dispositivo

Partendo da questo principio, e con il desiderio di semplificare ulteriormente l’operatività quotidiana degli utenti, con il nuovo aggiornamento 3CX ha perfezionato ed esteso molte funzionalità del proprio centralino.

Ne è un esempio il fatto che da subito qualunque impiegato può avvalersi di tutte le funzionalità fornite da 3CX sul suo smartphone (iOS, Android, Windows), scansendo un semplice codice QR dal menu “impostazioni” della App per la telefonia, fornita gratuitamente da 3CX. Le app consentono di essere reperibili con un numero unico (quello aziendale) ovunque l’utente si trovi e assicurano visibilità sulla qualità della connessione, solo una buona connessione Wi-Fi o mobile garantisce infatti un buon livello audio della conversazione o supportare il passaggio con un click da una regolare chiamata ad una videoconferenza qualitativamente ineccepibile. Lato conf call o videoconferenze, con l’aggiornamento qualsiasi impiegato può organizzare autonomamente i propri appuntamenti (video)telefonici con più interlocutori semplicemente inserendo data e orario e scegliendo il tipo di conferenza preferito sul nuovo web-client 3CX. La funzione genera automaticamente un appuntamento con tutti i dettagli su Google, iCalendar, Outlook o Office 365 o consente di scaricare un file in formato ICS per qualunque altra app calendario in uso. Con un click l’utente potrà quindi invitare tutti i partecipanti.

“Le Unified Communications sono imprescindibili per ottimizzare i processi legati alle telecomunicazioni, abbattere i costi della telefonia e incrementare la produttività, ma solo se fanno quello che vuole l’utente, senza obbligarlo a compiere mille passaggi prima di potersi avvalere di una singola semplice funzione, come ad esempio una videoconferenza”, commenta Loris Saretta, Sales Manager Italy & Malta.

Unified Communications in qualsiasi ambiente lavorativo

Sempre per favorire la flessibilità degli utenti, un consulente temporaneo o un commerciale che dovesse recarsi di quando in quando in azienda o in un’altra filiale della stessa, non avrà bisogno di un proprio telefono da tavolo, gli basterà effettuare il login su uno dei telefoni a disposizione per avvantaggiarsi di tutti i servizi erogati dal centralino al suo interno, incluse le impostazioni relative ai tasti funzione “BLF” del proprio telefono. Una modalità operativa chiamata “hot desking”, che assicura la massima flessibilità sul posto di lavoro, e che per questo è spesso preferita da quelle aziende dotate di aree open-space ove le singole postazioni non sono assegnate a specifici impiegati.

L’update 2 della piattaforma 3CX V15.5 favorisce anche una gestione centralizzata dello stato dei vari interni attraverso la nuova funzionalità “Receptionist”. L’assistente di direzione o la centralinista all’ingresso potrà impostare lo stato di ogni singolo interno a lei assegnato inclusa l’attivazione o disattivazione del “do not disturb” come anche riconfigurare ed assegnare un interno ad un nuovo utente.

Anche l’integrazione tra UC e sistemi CRM è da tempo nel mirino di 3CX, che ritiene quanto mai necessario fornire agli utenti con immediatezza tutti gli strumenti necessari per condurre una conversazione “informata”. Nonostante siano già numerose e molto note le piattaforme con cui 3CX si integra nativamente, il nuovo aggiornamento consente di effettuare tale integrazione direttamente sul server avvalendosi di API per la comunicazione REST. In questo modo il vendor assicura accesso ai dati di potenzialmente qualsiasi soluzione CRM web-based tramite qualsiasi web-client 3CX (Windows, Linux, Mac), svincolando quindi gli utenti dall’uso di dispositivi Windows per fruirne.

Le aziende che dispongono di un contratto di manutenzione valido potranno fruire gratuitamente del nuovo aggiornamento, inoltre 3CX conduce attualmente una campagna per l’upgrade gratuito dalla versione V14 ormai “end of life” alla versione V15.5 del proprio centralino, al fine di consentire ai propri clienti di avvalersi delle nuove funzionalità UC oltre che della maggior sicurezza delle conversazioni garantita dalla nuova versione, senza impatto sul budget TLC.

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Quando le Unified Communications diventano strumento per la compliance


Per assicurarsi la conformità agli standard PCI o al GDPR è necessario tutelare i dati sin dalla prima condivisione delle informazioni tra cliente e azienda: spesso già nei call center.

Oggi come mai prima si tributa massima attenzione alla salvaguardia dei dati sensibili. Il nuovo regolamento europeo per la protezione dei dati (GDPR) è solo l’ultimo di un lungo elenco di oneri a carico delle aziende, spesso già alle prese con l’adempimento agli standard per la protezione dei dati e la sicurezza delle transazioni effettuate con carte bancarie (PCI). Alle organizzazioni è richiesto un aumento del livello di sicurezza sulla base di strategie per la protezione dei dati imperniate sulle modalità di archiviazione e tutela delle informazoni trattate da una data organizzazione. Ma a partire da dove? Nel caso di aziende dotate di call center o centri di contatto cui vengono comunicati i dati della carta di credito o informazioni personali sensibili da parte dei clienti, con quali strumenti le aziende proteggono i clienti e se stesse?

Nick Galea, CEO 3CX

Conoscere i rischi

Già in occasione di questo primo contatto i dati sono esposti a numerosi rischi, accidentali come intenzionali. Per errore o disinformazione, l’operatore di un call center potrebbe per esempio registrare più dettagli sulle modalità di pagamento selezionate dal cliente di quanto autorizzato dagli standard PCI o archiviare tali dati su supporti poco sicuri. Analogamente, il GDPR impone specifiche limitazioni in merito a quando e come le organizzazioni possono archiviare dati, per quanto tempo e in che modo li tutelano. Inoltre, le imprese devono essere pronte a condividere i dati con i clienti o con altre aziende, qualora il cliente ne faccia richiesta. Una richiesta che spesso giungerà in primis al call center.

I rischi non si limitano a fattori interni all’organizzazione. Aggressori esterni potrebbero vedere il call center come l’anello più debole nella sicurezza di un’organizzazione: la necessità di rendere accessibili i dati a operatori e clienti e l’incidenza dell’errore umano si trasformano facilmente in una violazione delle informazioni riservate. Alla luce di sanzioni legate all’adempienza agli standard PCI che aumentano esponenzialmente a dipendenza dalla somma dei dati messi a rischio e del tempo necessario per identificare e correggere eventuali problemi e a fronte delle sanzioni previste dal GDPR, che possono ammontare a diversi milioni di euro in base al fatturato aziendale, le sole conseguenze finanziarie dell’inadempienza possono essere catastrofiche. Se poi vi aggiungiamo i potenziali danni reputazionali è chiaro che le organizzazioni devono garantire la massima tutela dei dati dei clienti a partire dall’avamposto più esterno del proprio perimetro.

Assumere il controllo

Le imprese possono fare molto per proteggere i loro clienti e se stesse attraverso un uso corretto dell’infrastruttura per le telecomunicazioni. Ogni call center è sicuramente dotato di linee guida e protocolli che gli operatori sono tenuti a seguire per assicurare che i dati siano protetti. Adottando le Unified Communications l’azienda si assicura la vigilanza su ogni canale di comunicazione con il centro di contatto, dalla messaggistica istantanea, alle chiamate, fino ai moduli utilizzati dai dipendenti per l’inserimento dati, riducendo notevolemente il rischio di errore o eventuali tentativi fraudolenti di alterare il processo di registrazione delle informazioni.

Una soluzione per le Comunicazioni Unificate (UC) ben progettata non è solo in grado di registrare tutte le comunicazioni, quindi di dimostrare la non colpevolezza degli operatori in caso di necessità o di identificare rapidamente una qualsivoglia attività dolosa. Le UC possono anche garantire che le informazioni sensibili, come i dettagli della carta di credito, siano archiviate al posto giusto, nel formato corretto, riducendo il rischio che gli impiegati dispongano di troppe informazioni. Allo stesso modo, è possibile limitare le comunicazioni tra clienti e operatori o tra gli stessi dipendenti a specifici canali e determinati orari – riducendo nuovamente il rischio di un’eccessiva condivisione dei dati.

Limitare le vulnerabilità

Utilizzare le UC per ridurre l’incidenza di errori cagionati dall’uomo contribuisce ad arginare una singola vulnerabilità, ma le organizzazioni devono proteggersi anche contro attacchi esterni. Il primo più probabile obiettivo di qualsiasi attacco al call center saranno gli operatori stessi: se dovessero comunicare informazioni sensibili poiché raggirati, sarà piu difficile individuare l’attacco. In primo acchito parrebbe quindi che i dipendenti siano il solo punto debole e che il mero monitoraggio delle comunicazioni non sia tutela sufficiente in situazioni simili, ma non è così. A fronte della dismissione delle linee telefoniche tradizionali in favore di linee telefoniche basate su IP (SIP trunking), garantirsi accesso alla rete aziendale tramite l’infrastruttura per la telefonia via Internet è un obiettivo particolarmente allettante per i cybercriminali. Anche qualora un attacco andato a buon fine non infici la riservatezza dei dati dei clienti, esso può avere altre implicazioni, ad esempio l’attaccante potrebbe prendere possesso dei telefoni IP per avvalersene tramite reti robocall.

Le organizzazioni dovrebbero informarsi sul livello di sicurezza garantito dal fornitore della linea IP (SIP trunk), e quindi decidere se è il caso di adottare ulteriori misure di protezione: il gestore della linea ha adottato sistemi in grado di riconoscere, individuare e respingere quanto meno gli attacchi noti?

E’ fuor di dubbio che il controllo sia un elemento essenziale nella tutela contro gli attacchi esterni. Ma se i dispositivi utilizzati dagli operatori sono autorizzati a svolgere esclusivamente determinate mansioni e possono comunicare solo a senso unico, il rischio che se ne abusi per carpire dati è potenzialmente ridotto. Ci sono ovviamente anche strumenti tecnici per proteggere la connessione, implementati in soluzioni UC di nuova generazione, che spaziano dalla cifratura dei dati e delle comunicazioni al monitoraggio di ogni comportamento sospetto indice di minaccia.

Conformità alle normative- imposizione o opportunità?

Per quanto oneroso, un corretto approccio agli adempimenti normativi favorisce lo sviluppo delle pratiche migliori a tutela dei consumatori e clienti, oltre a consentire alle aziende di lavorare meglio grazie all’adozione di tecnologie allo stato dell’arte. A fronte degli standard PCI, del GDPR e dei regolamenti sulla protezione della privacy a venire, le imprese che impostano la gestione dei propri rapporti con la clientela su strategie di controllo e tutela dei canali di comunicazione impiegati tramite Unified Communications avranno un vantaggio competitivo.

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