3CX, le aziende possono permettersi di usare strumenti VoIP gratuiti?


Quale impatto hanno strumenti VoIP “consumer” su produttività, sicurezza ed efficienza degli impiegati rispetto a soluzioni integrate e certificate? 3CX fa luce sull’argomento.

Modena – Il mondo delle telecomunicazioni e delle UC è in costante fermento, trainato anche dall’adozione da parte dei singoli utenti di strumenti utilizzati per lo più nel privato come Whatsapp, Skype, FaceTime e Viber, che possono rappresentare anche per le società un elemento di grande innovazione rispetto alla telefonia classica. Purtroppo però questi sistemi alla lunga si rivelano inadeguati alle esigenze aziendali, insoddisfacenti in termini di collaboration e persino insicuri. Aspetti che pur risultando del tutto estranei ai consumatori e ai singoli dipendenti, sono invece all’ordine del giorno per amministratori e decisori IT.

La popolarità degli smartphone e degli strumenti gratuiti per la messaggistica aumenta in continuazione ma non è detto che tali sistemi possano soddisfare le esigenze in determinati contesti professionali. Al contrario: tali piattaforme, prima o poi, risulteranno vincolanti per la crescita del business e potrebbero persino minare l’immagine dell’azienda presso i clienti.

Tra i motivi figura innanzi tutto l’assenza di garanzie su qualità della trasmissione audio e video, elemento di primaria importanza quando si parla di uno strumento che dovrà essere adottato da tutti i dipendenti in locale e in remoto per le comunicazioni interne come con l’esterno. La scarsa qualità dell’audio inficia e limita la comprensione dell’interlocutore, rendendo la conversazione poco fluida e danneggiando in qualche modo l’attività di business in corso. Un impatto che risulta ancora più gravoso qualora si decidesse di effettuare una videochiamata. In questi casi occorre un sistema affidabile, avviabile con un click ma che soprattutto assicuri stabilità e continuità del flusso audio/video, caratteristiche che le piattaforme “free” non possono garantire.

In secondo luogo, mentre la maggior parte delle chiamate condotte via VoIP è cifrata, utilizzare strumenti VoIP gratuiti per chiamare cellulari o numeri fissi per beneficiare di tariffe più economiche non necessariamente assicura che le conversazioni siano codificate. A questo si aggiunge il fatto che anche nel caso della telefonia i responsabili IT gradiscono mantenere il controllo dell’infrastruttura, cosa impossibile con piattaforme di messaggistica e VoIP progettate per soddisfare le esigenze di singoli utenti. L’assenza di dati e registri delle chiamate gestibili in seno all’azienda rappresenta un difetto macroscopico al pari del fatto che non è possibile condividere rubriche aziendali, né integrare tali sistemi in soluzioni CRM, né gestire l’implementazione di tali sistemi in modo centralizzato, demandando all’utente configurazione e uso delle applicazioni, specie qualora questi servizi siano fruibili esclusivamente tramite smartphone. Ecco perché se un’organizzazione desidera avvalersi di una soluzione VoIP / UC professionale da impiegare in un ambiente professionale e dotata di tutte le funzionalità che ci si aspetta in un ufficio, incluso il telefono da tavolo, occorre optare per un sistema di telefonia progettato per le aziende.

Può dunque un’azienda permettere l’adozione incontrollata da parte del personale dei più diffusi sistemi di messaggistica istantanea e chiamate?

A lungo termine le realtà più dinamiche non riscontreranno benefici dall’uso collettivo di piattaforme VoIP “consumer” ma dovrebbero avvalersi da subito di soluzioni personalizzate e ottimizzate per l’uso aziendale al fine di assicurare efficienza e affidabilità sia delle comunicazioni sia della collaborazione tra impiegati. Qui si inserisce 3CX, che con PBX-Express la sua proposta di soluzione completa per le comunicazioni unificate gratuta (fino a un massimo di otto chiamate contemporanee) per un anno, punta alle PMI che necessitano di un centralino IP completo e potente ma che desiderano in primis verificare e sperimentare le nuove funzioni UC per poi decidere se abbonarsi per ottenere gli aggiornamenti del software o se acquistare la licenza commerciale. Una proposta interessante, stando alla reazione del mercato. Il riscontro presso la clientela pare confermare la strategia del vendor come vincente: molte realtà iniziano con la “Free PBX Edition” ma sono poi così impressionate dal prodotto che scelgono di passare alla licenza commerciale.

Con il suo FreePBX e PBX-Express 3CX soddisfa uno degli obiettivi principali di qualsiasi attività: il controllo dei costi e dei servizi, al fine di assicurarsi un ritorno sull’investimento quanto più immediato possibile. Ecco perché 3CX non offre solo un modello di licensing estremamente competitivo, ma restituisce al cliente il controllo totale della piattaforma, a partire da come e dove questa va implementata (nel cloud o in azienda) fino alla gestione autonoma delle estensioni necessarie e al grado di integrazione della soluzione 3CX all’interno dell’infrastruttura aziendale.

In prospettiva 3CX intende portare un elemento di discontinuità rispetto alle soluzioni legacy e a quanto c’è ancora di installato presso le aziende grazie a sistemi di comunicazione professionali che assicurano ubiquità e accessibilità trasversale (telefono tradizionale, smartphone, tablet, PC, Mac) alla piattaforma per la telefonia ed il video-conferencing.

Rendendo le comunicazioni unificate più appetibili per un’ampia fascia di utenza professionale, 3CX ha ottenuto un costante incremento delle proprie quote di mercato ed è fiduciosa di entrare a far parte della top five dei fornitori di soluzioni UC nei prossimi anni.

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Il futuro dei Centralini Telefonici è in Cloud


3cx-logo-high-resolution-1024x372Non è più una novità che l’adozione di soluzioni cloud per la telefonia aziendale e per la gestione delle Unified Communications (UCM – Unified Communications Manager) sia ormai ben avviata e che le imprese, piccole e grandi, possano oggi riscontrare i benefici della disponibilità di soluzioni di comunicazione unificata “as-a-service” (UCaaS) rispetto all’acquisto e all’installazione di hardware e software on-site.

I vantaggi complessivi  di una soluzione cloud sono evidenti, tra questi ad esempio la riduzione delle spese di investimento, la riduzione di personale IT dedicato e l’adozione di canoni di servizio mensile per utente rispetto ad un più corposo investimento una tantum. Esistono però anche vantaggi strategici in termini di economia di scala in particolare per le organizzazioni con più sedi, geograficamente distribuite sul territorio.

Nel 2017 il mercato delle comunicazioni aziendali continuerà la sua transizione verso la nuvola. I dati della maggior parte degli istituti di ricerca confermano che le soluzioni per contact center cloud-based stanno diventando sempre più il modello di distribuzione preferita. La tecnologia cloud è la “nuova normalità” per i contact center e per il 2017 tale trend darà luogo ad un tasso di crescita superiore al 25%. Laddove in primo acchito le aziende si chiedevano se il cloud fosse o meno la soluzione corretta da adottare, ora la questione riguarda più che altro la determinazione di quali tipologie di business potranno beneficiare al massimo dalla migrazione integrata di tutti i sistemi verso il cloud . Si pensi ad esempio al fatto che le piattaforme per le Unified Communications sono ormai strettamente interconesse alle soluzioni per la videoconferenza o alle applicazioni CRM, che già fanno capo quasi esclusivamente ad infrastrutture cloud.

Cloud computing networking concept

I vantaggi di una soluzione cloud sono evidenti dal punto di vista della scalabilità anche e soprattutto per le piccole e medie imprese. A questo vantaggio va aggiunto il fatto che un sistema in cloud è più semplice e meno oneroso da gestire a livello di assistenza tecnica. In caso di disservizio o necessità di nuove implementazioni, il fornitore del servizio potrà eseguire la manutenzione accedendo remotamente al sistema senza necessità di intervenire sul posto. Va infine considerata la riduzione del consumo di banda locale nel caso di interconnessione del centralino con altri applicativi quali CRM, database in cloud e sistemi di videoconferenza.

Il motivo per cui l’adozione di massa di sistemi di telefonia “full cloud” non ha avuto luogo è dato dalla necessità di dotarsi di una connettività internet adeguata a supportare un elevato traffico dati. I profili di connettività xDSL generici e commerciali oggi sul mercato non sono adatti per un utilizzo di questo tipo. E’ quindi opportuno selezionare linea e provider in funzione di parametri qualitativi specifici quali la banda realmente disponibile e l’assenza di vincoli o limitazioni del volume dati sulla connettività fornita. Questi fattori si rivelano ancora in larga parte determinanti ai fini della scelta tra soluzioni UCC cloud-based o installate in loco, soprattutto in un contesto, come quello italiano, in cui la banda ultralarga non è ancora capillarmente diffusa sul territorio.

Di norma si raccomanda l’installazione di un centralino IP in cloud per sistemi di tipo Full Voip con linee telefoniche fornite esclusivamente in modalità SIP trunk. Per installazioni ove sia necessario integrare anche telefoniche tradizionali PSTN/ISDN invece l’installazione on premise (su macchina locale) potrebbe essere preferibile in funzione del tipo e del numero di linee da collegare.

Considerando il fatto che l’adozione di soluzioni UCC va di pari passo con l’incremento della mobilità aziendale, la scelta tra sistemi di telefonia cloud o installati on premise non può prescindere da un’attenta analisi analisi iniziale di tutti i fattori in gioco.

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3CX: Luci e ombre della mobile enterprise


L’enterprise mobility è la chiave del successo delle aziende nel prossimo futuro, ma solo se si minimizzano fattori che possono minarne l’efficacia.3CX-Logo-High-Resolution-1024x372
L’opinione di 3CX.

Modena – Sono numerosissimi gli istituti di ricerca indipendenti a livello globale che vedono il futuro di infrastrutture e telecomunicazioni evolversi a medio termine da “mobile friendly” a “mobile only”, specie presso quelle aziende con un management molto articolato o con numerosi collaboratori sul territorio, tra cui personale commerciale o operatori dell’assistenza tecnica. Una trasformazione che, a detta degli analisti, dovrebbe seguire lo stesso percorso tracciato da applicazioni accessibili inizialmente anche tramite web e che ora sono esclusivamente fruibili tramite web e infrastrutture accessibili anche tramite cloud oggi esclusivamente cloud-based. Più che “se”, secondo gli analisti c’è da chiedersi quando vivremo concretamente questa trasformazione.

In Italia, con l’eccezione di pochi settori di mercato tra cui quello informatico, dove già da tempo la maggior parte dei collaboratori opera per lo più da remoto, sono ancora poche le misure attuate in favore del “lavoro agile”. Tutti i settori però sono accomunati da un uso ormai imprescindibile dei dispositivi mobili, piattaforme da cui non si può che beneficiare, mettendo a frutto i vantaggi della digital transformation, tanto più necessaria alle aziende, quanto più aumenta la concorrenza internazionale.

“Dall’incremento della mobilità in azienda, che venga traslata o meno in ‘lavoro agile’, ci si aspettano risvolti estremamente positivi in termini di produttività, abbattimento dei costi e gestione della clientela, e – a lungo termine – effetti positivi anche a livello sociale, quali una riduzione del gender gap e un maggior equilibrio tra vita privata e attività professionale dei singoli collaboratori”, conferma Loris Saretta, Sales Manager Italy / Malta di 3CX, motivo per cui gli investimenti in infrastrutture e applicazioni che favoriscano l’enterprise mobility saranno forieri, secondo IDC, di un giro d’affari globale di 1.7 trilioni di dollari entro il 2020. La corsa all’enterprise mobility però presenta anche alcuni aspetti che possono ridurre se non minare l’efficacia di tali investimenti.

“Le aziende che intendono investire in enterprise mobility devono fare i conti con una realtà, che vede da un lato la necessità di ottimizzare collaborazione e comunicazione con gli impiegati remoti che sono oggettivamente più isolati rispetto alle controparti presso la sede aziendale e, dall’altro, un nuovo livello di minaccia alla riservatezza di dati e comunicazioni”, sottolinea Saretta. Fattori che, se non presi debitamente in considerazione, danno luogo ad un fallimento immediato dei progetti di incremento della mobilità.

Restringendo il campo alle soluzioni UC aziendali, l’uso degli smartphone per lo più promiscuo professionale/privato mette in difficoltà i reparti IT, che, se da un lato devono garantire la sicurezza delle conversazioni condotte tramite smartphone e dei dati a cui si accede tramite questo strumento, dall’altro devono assicurare agli utenti la libera fruibilità del proprio cellulare. Ecco perché, sempre secondo IDC, uno dei cavalli trainanti del business generato dall’incremento della mobilità saranno proprio sistemi per la messa in sicurezza e la gestione di tali dispositivi. Focalizzata da sempre sulla massima sicurezza delle conversazioni, 3CX offre alle aziende softphone client per piattaforme mobili (Android, iOS, Windows e MAC) gratuiti si collegano al centralino aziendale tramite tunnel/proxy SIP integrato, per una cifratura punto punto dei dati e delle conversazioni. Ciò implica che anche in presenza di app private e/o malevole che richiedono indiscriminatamente l’accesso ai contatti e al microfono del dispositivo, i dati e le conversazioni condotte tramite i client 3CX sono protetti.

Anche la proliferazione di app su smartphone o tablet è uno dei frutti della corsa alla mobility che indubbiamente non favorisce la semplificazione dei processi aziendali, né tantomeno consente all’impiegato di ottimizzare le proprie attività. Al contrario obbliga il collaboratore remoto, che ha oggettivamente esigenze di comunicazione molto più pressanti dei suoi pari in sede, a acrobatismi tra più applicazioni anche solo per interfacciarsi con colleghi, superiori e clienti. Se poi in azienda si impiegano sistemi CRM o ERP, accedere ai dati dei clienti da chiamare o a informazioni aggiornate e rilevanti per la telefonata da condurre, richiede in genere l’utilizzo di ulteriori app. Doversi avvalere di più app per condurre una telefonata “informata” con un cliente o per consultarne i recapiti, per avviare una videoconferenza o anche solo per sapere se un collega è reperibile risulta alla lunga oberoso, cagionando l’abbandono dei nuovi strumenti.

Con l’ultimo aggiornamento, 3CX ha reso l’integrazione dei propri client con le piattaforme mobili ancora più trasparente. Le chiamate in arrivo sui nuovi client per iOS e Android sono trattate dal sistema esattamente come le chiamate ricevute tramite rete mobile. E’ possibile rispondervi anche in presenza di blocco schermo e, qualora arrivi una chiamata su rete mobile durante la telefonata condotta tramite il client 3CX, è possibile metterla in attesa o inoltrarla alla segreteria. Allo stesso modo, trasformare una chiamata condotta con il client 3CX in una videoconferenza web è questione di un click. Niente interruzioni, niente ritardi, niente hardware o app ad hoc. I client forniscono inoltre in una singola app tutte le funzionalità UC (instant messaging, stato presenze, e servizi comfort) erogate dal centralino e offrono accesso a tutte le informazioni disponibili a sistema, tra cui rubriche e informazioni presenti nel CRM, con cui la soluzione UC di 3CX si integra nativamente e a cui trasmette automaticamente i log della chiamata, al fine di registrare l’avvenuta presa di contatto con quello specifico cliente, riducendo anche il tempo necessario per la reportistica.

“Con soluzioni UC allo stato dell’arte, sicure ed altamente interoperabili come la piattaforma 3CX, avvalersi in modo nomadico del proprio interno telefonico aziendale e di tutti i servizi UC erogati dal sistema è molto semplice, nonché sicuro. Questo è il nostro contributo attivo alla digital transformation di infrastrutture e sistemi per le telecomunicazioni, oggi sempre più mobile-driven”, conclude Saretta.

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Da 3CX tre motivi per dotarsi di un centralino IP integrato con il CRM


Il perché del VoIP di nuova generazione in azienda in un’ottica di gestione dei rapporti con la clientela.

3cx-logo-high-resolution-1024x372Indipendentemente dal target di riferimento di un’azienda, la buona reperibilità del personale commerciale e/o del servizio di assistenza tecnica concorre in massima parte a generare fiducia a lungo termine in un marchio: nella stragrande maggioranza dei casi i clienti (B2B come consumer) raccomandano infatti i fornitori con cui hanno avuto l’esperienza più positiva quando hanno dovuto interfacciarvisi. Se prima di Internet, ogni raccomandazione o lamentela avrebbe raggiunto un nucleo ristretto di persone, con la crescente multicanalità delle comunicazioni adottata dalle stesse aziende e l’esponenziale uso dei social media, un cliente può raggiungere facilmente migliaia di altri consumatori. Per trasformare i propri clienti in moltiplicatori è quindi necessario assicurarsi che abbiano qualcosa di positivo da dire, non solo sulla qualità del prodotto ma anche sull’affidabilità dell’azienda. Il giusto sistema telefonico combinato a personale competente aiuta le aziende a raggiungere questo obiettivo incrementandone contestualmente la produttività.

Mai più chiamate e opportunità perse

Tra smart working, viaggi di lavoro o interventi in loco, sempre più spesso gli impiegati sono chiamati a svolgere le proprie mansioni in un altro ufficio o fuori sede. Prima della telefonia IP, le, le chiamate ricevute in azienda sarebbero state perse o ci sarebbero state notificate al rientro dall’eventuale centralinista. Con l’avvento del VoIP e negli anni a seguire la tecnologia si è evoluta al punto da assicurare la massima reperibilità degli impiegati ovunque avvalendosi del proprio interno aziendale ed evitando inutili – e costosi – inoltri di chiamata. Dato che ormai tutti portano con sé uno smartphone o un computer, trasformare entrambi in un telefono IP integrato nel centralino con un softphone adeguato è un gioco da ragazzi e si rivela davvero utile, specie se il dipendente è in viaggio e il cliente necessita urgentemente di risposte che solo lui è in grado di fornire e per azzerare i costi delle chiamate tra gli impiegati in trasferta. Il collaboratore potrà rispondere ovunque alle sue chiamate e, a seconda del livello di integrazione offerto dal centralino in uso, avvalersi delle funzionalità di instant messaging interazienda per scambiare rapidamente informazioni con i propri colleghi, qualora in quel preciso momento non si possa telefonare.

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Tempi di risposta più rapidi

Concordiamo tutti sul fatto che il periodo di tempo trascorso in attesa che la nostra chiamata venga inoltrata al giusto operatore sembri un’eternità. L’attesa è uno dei principali motivi di lamentela e infine di perdita del cliente. Un sistema VoIP digitale abilitato alle Unified Communications, che integri la visualizzazione dello stato di presenza dei colleghi, aiuta le aziende nell’immediato a ridurre immediatamente i tempi d’attesa, gestendo le chiamate in modo automatico in base allo stato di disponibilità corrente dell’impiegato e soprattutto evitando che la chiamata sia inoltrata a vuoto dal risponditore automatico o dalla centralinista, perché l’utente non è alla scrivania. Qualora si debba presenziare ad un meeting e si sia impossibilitati a rispondere, definire il proprio stato operativo (anche personalizzato) equivale a un click: le chiamate vengono deviate automaticamente ad un altro collega o gruppo di colleghi oppure alla casella vocale, in base alle preferenze impostate.

Integrazione del CRM con il centralino IP

Un altro beneficio dei centralini VoIP di nuova generazione è la loro capacità di interoperare nativamente con altri strumenti per la produttività aziendale come le piattaforme CRM, ad esempio Salesforce, Microsoft Dynamics o SugarCRM, per nominarne alcune. I CRM consentono alle aziende di gestire una moltitudine di dati su ogni cliente, tra cui in primis appuntamenti, comunicazioni, ordini, fatture, interventi dell’assistenza tecnica, e molto altro. L’integrazione tra il VoIP e il software per la gestione dei rapporti con la clientela ottimizza la reattività degli impiegati minimizzando il tempo necessario per reperire dettagli salienti. Rilevando il numero chiamante è infatti possibile

  • disporre in un batter d’occhio di tutte le informazioni principali sul cliente e quindi ridurre i tempi di ricerca dei dettagli
  • dirottare la chiamata al primo squillo al giusto reparto in base alla tipologia di rapporto che intercorre con il chiamante (p.es. cliente / fornitore / attivo / lead / lista nera), ottimizzando i tempi di collegamento con il giusto interlocutore

Infine, grazie a questo connubio è anche possibile chiamare un dato contatto dal CRM, inserire note sulla telefonata direttamente a sistema, integrare automaticamente i log del centralino su tutte le chiamate ricevute e condotte con il tal cliente, raccogliere e conservare quindi tutti i dati che consentono alle aziende di valutare il livello di servizio erogato ai clienti e di individuare eventuali opportunità di incremento dei fatturati con i clienti esistenti. Far leva su un centralino IP per avvalersi di tutti gli strumenti del CRM non solo migliora la relazione con i clienti, ma incrementa in ultima analisi la produttività ed efficienza (quindi la personale motivazione) degli impiegati.

Nota per le redazioni: pioniera della telefonia VoIP in ambiente Windows e basata sullo standard SIP aperto, 3CX ha integrato da tempo nel pluripremiato 3CX Phone System tutte le funzionalità qui annoverate. Il produttore offre una piattaforma per le telecomunicazioni via IP che non solo risulta abilitante per il lavoro agile ma che contribuisce quotidianamente al successo dei propri clienti con strumenti intuitivi.

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